Quali sono i requisiti per la validità dell’avviso di convocazione dell’assemblea?
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L’avviso di convocazione deve indicare con precisione il giorno, l’ora e il luogo fissati per lo svolgimento della riunione, nonché l’ordine del giorno, e deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione dell’assemblea (art. 66 disp. att. c.c.). Se questo termine non viene rispettato l’assemblea è annullabile solo se qualcuno la contesta nel termine di trenta giorni da quando si è tenuta (o, per gli assenti, da quando ne hanno avuto notizia con la comunicazione del relativo verbale).

  Di norma, l’avviso indica anche una seconda convocazione, da tenersi nel caso in cui la prima vada deserta o comunque non possa deliberare per un numero insufficiente di partecipanti.

La seconda convocazione non può tenersi nello stesso giorno solare della prima, ma almeno il giorno successivo, e in ogni caso non oltre dieci giorni dalla prima.

IN CHE MODO DEVE ESSERE INVIATO L’AVVISO DI CONVOCAZIONE?

L’avviso di convocazione deve essere inviato a mezzo di lettera raccomandata a/r,  posta elettronica certificata (Pec), fax, o con consegna a mano, di cui una copia va controfirmata e consegnata come prova all’amministratore.

Naturalmente l’Amministratore può scegliere di adottare forme di consegna differenti tra i vari condòmini.Tuttavia, i costi postali vanno sempre ripartiti per millesimi e non possono essere imputati solo a chi richiede di ricevere la raccomandata e non accetta altri mezzi di comunicazione dell’avviso di convocazione.

È possibile con un unico avviso convocare più assemblee sui medesimi argomenti?

La Riforma ha previsto la facoltà di fissare più riunioni consecutive in modo da assicurare lo svolgimento dell’assemblea in tempi brevi, convocando gli “aventi diritto” con un unico avviso nel quale sono indicate le ulteriori date e ore di eventuale prosecuzione dell’assemblea validamente costituitasi.

La Riforma ha introdotto, inoltre, una particolare forma per la convocazione dell’assemblea di condominio quando l’ordine del giorno contiene una votazione sulla modifica della destinazione d’uso delle parti comuni dello stabile.

In tali ipotesi, l’Amministratore è tenuto a convocare l’assemblea spedendo il relativo avviso per lettera raccomandata o equipollenti mezzi telematici, da far pervenire ai condòmini almeno venti giorni prima della data fissata per l’assemblea. Inoltre egli deve affiggere un avviso con il medesimo contenuto nei locali di maggior uso comune o negli spazi a tal fine destinati. L’avviso deve rimanere visibile per non meno di trenta giorni consecutivi antecedenti la data fissata per l’assemblea. Nell’avviso di convocazione, a pena di nullità, deve essere indicata e individuata chiaramente la parte comune oggetto della modifica e la nuova destinazione d’uso proposta.

COME SI DEVE CALCOLARE IL TERMINE DI CONVOCAZIONE DI CINQUE GIORNI?

Come abbiamo già detto, l’avviso deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione; l’osservanza del termine è un punto molto delicato, in quanto in caso di tardiva convocazione degli “aventi diritto” la deliberazione è annullabile.

Il termine di cinque giorni decorre dalla data dell’adunanza di prima convocazione e verrà rispettato se l’avviso giunge a conoscenza del destinatario contando a ritroso cinque giorni, computando il giorno del ricevimento. In altre parole, se la data dell’assemblea è fissata al giorno 10, retrocedendo di cinque giorni la convocazione sarà tempestiva se ricevuta il giorno 5.

Il problema sarà quello di determinare da quale momento occorre conteggiare il termine dilatorio di cinque giorni, con particolare riferimento al caso di utilizzo della raccomandata nel caso in cui la stessa non venga consegnata per assenza del destinatario e di persone autorizzate al ritiro.

Si dovrà tenere conto della data di recapito dell’avviso al Condominio destinatario o dalla compiuta giacenza?

La Corte di Cassazione ha ritenuto che il plico si intende pervenuto all’indirizzo del destinatario al momento della tentata consegna, seguita dal rilascio dell’avviso di giacenza.