Altro documento che l’art. 1130-bis c.c. prevede sia tenuto da parte dell’Amministratore di Condominio è il registro di contabilità. Nel suddetto registro l’Amministratore deve annotare in ordine cronogico i movimenti in entrata e in uscita, entro trenta giorni dalla loro effettuazione. Il registro può essere tenuto in modalità informatica.
.Ancora una volta, come spesso accade in materia condominiale, il Legislatore introduce istituti completamente nuovi, ma non si spreca nella loro descrizione.
Tutto quello che ci viene spiegato è riportato nell’art. 1130 c.c., dove si legge:
“L’amministratore … deve: … curare la tenuta … del registro di contabilità. … Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate.”
Ricordiamo che l’unico registro di contabilità previsto dal nostro ordinamento è quello regolamentato in materia di appalti (pubblici). In questo caso, però, vengono descritte norme specifiche e dettagliate in ordine alla forma ed al contenuto, a differenza di quello invece indicato per il condominio nel quale è solo prescritta l’annotazione cronologica delle entrate e delle uscite.
In sintesi, i dati da riportare nel registro prima nota cassa sono il giorno, mese e anno in cui avviene l’operazione, da annotare in ordine di data crescente, con la descrizione della stessa operazione ed il relativo importo, in entrata o in uscita (cioè incasso o spesa).
In particolare:
il registro di contabilità condominiale può essere inteso come un documento contabile a cadenza mensile e con effetto retroattivo.
Quest’ultimo può essere aggiornato dall’amministratore dopo il verificarsi delle operazioni contabili che, però, devono essere tutte registrate, con la data effettiva nella quale è avvenuta la movimentazione.
Pertanto, non sussiste alcun vincolo per l’amministratore a registrare il movimento di gestione nello stesso giorno in cui è avvenuto, anche se è consigliabile farlo giornalmente, per evitare problematici lavori di ricostruzione dei movimenti di denaro, soprattutto nel caso dei conferimenti in contanti da parte dei condòmini.
Il registro di contabilità, quindi, è il documento, tra quelli che compongono il fascicolo del rendiconto condominiale, che deve certamente essere compilato secondo il principio di cassa.
È ovvio che il registro di contabilità condominiale non può corrispondere all’estratto del conto corrente intestato al condominio, dovendo annoverare anche i movimenti in contanti, oltre a quelli bancari o postali.
Per quanto riguarda, invece, la tenuta del registro di contabilità condominiale, possiamo dire che il periodo di riferimento segue l’anno gestionale dell’amministratore e quindi è da intendersi annuale, come la durata del suo incarico, sebbene debba essere sottoposto ad aggiornamento mensile.
Tale registro deve essere riferito a tutti gli esercizi che presentano movimentazioni nel periodo temporale di riferimento, siano essi ordinari o straordinari, e possono essere presentati o per risorse distinte (conto corrente bancario, cassa contanti, conto corrente postale), oppure riunendo tutte le risorse, indicando per ogni movimento a quale risorsa faccia riferimento.
Va precisato che la cassa contanti è una risorsa che dovrà necessariamente avere un utilizzo estremamente ristretto, in considerazione dell’obbligo per l’Amministratore di far circolare ogni movimentazione di denaro riferente al condominio su un conto corrente intestato al condominio stesso.
In conclusione, appare chiaro che l’insieme degli adempimenti e delle regole da rispettare nella gestione condominiale ribadiscono la necessità, per l’amministratore, di conseguire delle specifiche competenze in materia contabile e di dotarsi di una propria organizzazione del lavoro.
RIPORTIAMO DI SEGUITO UN MODELLO DI REGISTRO DI CONTABILITÀ
